Awal Tahun 2022, Bawaslu Kabupaten Magelang Gelar Bimbingan Teknis Kearsipan
|
Sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa yang menjadi jejak sebuah Instansi, arsip menjadi poin penting yang diperhatikan. Oleh karena itu, Bawaslu Kabupaten Magelang gelar Bimbingan Teknis Kearsipan diikuti staf Bawaslu, Rabu (8/2/2022). Kegiatan dilaksanakan di Ruang Zulsantiss Bawaslu Kabupaten Magelang, menghadirkan Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang, yaitu Ari Parwanti.
Kegiatan dibuka Anni Syarifah Koordinator Sekretariat Bawaslu. “Sudah seharusnya arsip SPJ (Surat Pertanggungjawaban) Keuangan dan SPJ Keuangan di Panwas Kecamatan rapi, aman, mudah dicari, serta mudah disusutkan”, ungkapnya. Jelang Pemilu 2024 diharapkan pengelolaan arsip Bawaslu lebih baik kedepan, mengingat pentingnya penataan arsip bagi keberlangsungan sebuah Lembaga.
Sumarni Aini Chabibah, selaku Kordiv Penyelesaian Sengketa menambahkan, tahapan Pemilu 2024 akan dimulai bulan Agustus, yaitu pendaftaran partai politik. Diharapkan, skill staf bertambah dalam pengelolaan arsip.
Pemberian materi oleh Ari Parwanti, membedah Dasar Hukum Kearsipan dan Empat Pilar Kearsipan Bawaslu. Dasar Hukum Kearsipan yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sedangkan Empat Pilar Kearsipan Bawaslu yaitu Pola Klasifikasi (PERBAWASLU NOMOR 11 TAHUN 2020 TENTANG POLA KLASIFIKASI ARSIP), Sistem Klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis (PERBAWASLU NOMOR 12 TAHUN 2020), Tata Naskah Dinas (PERBAWASLU NOMOR 13 TAHUN 2020 TENTANG TATA NASKAH DINAS), Jadwal Retensi Arsip (PERBAWASLU NOMOR 14 TAHUN 2020).
Ari mengungkapkan, “arsip adalah suatu ingatan atau memory bagi suatu instansi, apabila arsip suatu instansi tidak tertata bahkan hilang, maka instansi tersebut mengalami amnesia syndrome.” Dari lahir manusia sudah terikat dengan arsip seperti akta lahir, ktp, hingga nanti dewasa memiliki ijazah dan lain sebagainya.
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya Arsip kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah, Pemerintah Desa, BUMD, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan serta pengelolaan kearsipan daerah yang handal sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan, menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
Ari mengajarkan cara menata arsip inaktif milik sekretariat Bawaslu Kabupaten Magelang. Dibantu staf Bawaslu, beberapa odner berisi arsip SPJ keuangan Panwas Kecamatan tahun 2018 dikeluarkan dari lemari arsip, SPJ tersebut dipisahkan dari Odner serta diberi catatan agar mudah penataannya, dimasukan ke dalam kardus arsip. Selasa (8/2/2022)
Ari juga mengajarkan bagaimana cara membuat bank arsip untuk memudahkan pencariannya melalui komputer. Ari juga membagikan tips agar arsip tidak mudah rusak oleh serangga dan hewan lain, yaitu dengan menaruh silica gel di dalam kardus arsip dan kamper di luar kardus arsip. (Nabila)
